CGU / CGV SaaS B2B

1. Objet et définitions

Les présentes conditions ont pour objet de définir les modalités d'accès, d'abonnement, d'utilisation et de fourniture du service FluxMicro. Le « Service » désigne la plateforme SaaS de gestion commerciale et administrative éditée par CIVXII, accessible notamment via le domaine fluxmicro.fr.

2. Acceptation et opposabilité

L'inscription, la souscription ou l'utilisation du Service implique l'acceptation pleine et entière des présentes conditions, qui prévalent sur tout autre document non expressément accepté par l'éditeur.

Lors de l'ouverture du compte, l'acceptation est enregistrée avec un horodatage, un identifiant de version et une empreinte technique du document applicable au jour du consentement, afin de conserver une piste d'audit contractuelle opposable.

3. Éligibilité - professionnels uniquement

Le Service est réservé aux professionnels agissant dans le cadre de leur activité (auto-entrepreneurs, entreprises individuelles, sociétés). Le client garantit qu'il dispose de la capacité et des pouvoirs nécessaires pour contracter.

Si un utilisateur professionnel bénéficie de dispositions impératives de protection assimilées au régime consommateur, ces dispositions impératives prévaudront.

4. Création de compte et sécurité des accès

Le client fournit des informations exactes et à jour lors de la création du compte. Les identifiants sont personnels et confidentiels. Toute action réalisée via le compte est réputée effectuée sous la responsabilité du client, sauf preuve d'un accès frauduleux non imputable au Client et malgré le respect par celui-ci des mesures de sécurité raisonnables.

Le client s'engage à ne pas partager ses accès, à utiliser un mot de passe robuste et à activer les mécanismes de sécurité proposés par le Service (dont l'authentification renforcée, lorsqu'elle est disponible). En cas de suspicion de compromission, d'usurpation ou d'accès non autorisé, le client doit alerter l'éditeur sans délai. L'éditeur peut imposer des mesures conservatoires de sécurité (réinitialisation des accès, suspension temporaire, vérifications complémentaires).

Des journaux techniques et de sécurité (connexions, actions d'administration, événements applicatifs) peuvent être conservés et utilisés à des fins de sécurisation, de détection de fraude, d'enquête technique et de preuve en cas de litige, dans le respect de la réglementation applicable en matière de données personnelles.

5. Description du service et périmètre

Le Service fournit des fonctionnalités de devis, facturation, suivi d'encaissements, préparation déclarative, export de données et options d'automatisation. Certaines fonctionnalités s'appuient sur des prestataires tiers (notamment paiement, envoi d'emails, hébergement, APIs publiques et prestataires de facturation électronique).

L'éditeur met en œuvre des efforts raisonnables pour assurer la continuité du Service, sans garantir un niveau de disponibilité contractuel spécifique (SLA) sauf engagement exprès contraire. Des interruptions raisonnables peuvent intervenir pour maintenance, sécurité, mise à jour, incident technique ou indisponibilité d'un prestataire tiers.

Les fonctionnalités peuvent évoluer pour des raisons techniques, réglementaires ou commerciales, notamment afin de tenir compte des évolutions en matière de facturation électronique et d'échanges de données, sans vider de leur substance les obligations essentielles du contrat.

6. Découverte Basic 30 jours

À compter de l'activation du compte, le Client bénéficie pendant 30jours calendaires d'un accès offert aux principales fonctions de l'offre Basic, à l'exception de la facturation électronique qui nécessite une offre Basic active. Cette période de découverte ne nécessite pas de carte bancaire, sauf indication contraire dans un parcours de souscription distinct.

À l'issue de cette période, en l'absence de souscription valide à une offre payante, le compte reste accessible en plan Gratuit avec les fonctionnalités et limites décrites ci-dessous.

6 bis. Plan Gratuit et limites produit

Le plan Gratuit permet d'utiliser FluxMicro sans limite de durée et sans carte bancaire, dans le périmètre fonctionnel affiché dans le Service. Il inclut notamment la création et le suivi des devis, factures, acomptes et avoirs conformes, le suivi des recettes et encaissements, l'export du livre des recettes, le registre des achats, la base clients, le catalogue produits, l'assistance à la préparation Urssaf et le suivi des seuils TVA et plafonds auto-entrepreneur.

Le plan Gratuit comporte des limites produit. Sauf évolution affichée dans le Service, les envois de documents par email depuis l'application sont limités, seuls certains modèles de documents sont sélectionnables, les couleurs personnalisées, le message email personnalisable et les indicateurs de pilotage avancés sont réservés à l'offre Basic.

Les documents déjà créés avec un modèle, une couleur ou un rendu associé à l'offre Basic restent lisibles, exportables et modifiables. En revanche, ces options peuvent ne plus être sélectionnables pour de nouveaux documents tant que le compte est utilisé en plan Gratuit.

L'Éditeur peut faire évoluer les limites du plan Gratuit pour des raisons techniques, de sécurité, de lutte contre les abus ou d'équilibre économique du Service, sans remettre en cause l'accès aux fonctionnalités essentielles déjà annoncées dans le Service.

6 ter. Générateurs publics gratuits

FluxMicro peut mettre à disposition des pages publiques gratuites permettant de préparer un devis ou une facture, de télécharger un PDF ou de demander un envoi par email sans création préalable de compte. Ces générateurs sont fournis comme outils d'appoint : ils n'ajoutent pas ces devis ou factures comme documents sauvegardés dans un espace FluxMicro, ne garantissent pas une numérotation continue et ne constituent pas un service d'archivage légal.

L'utilisateur demeure responsable de l'exactitude des informations saisies, de la vérification des mentions obligatoires applicables à sa situation, de la conservation de ses justificatifs et de l'usage du PDF généré. Les fonctionnalités avancées (catalogues, modèles, couleurs, acomptes, relances, suivi de seuils, Urssaf, livre des recettes, registre des achats, historique et archivage) nécessitent un compte FluxMicro.

Lorsqu'un utilisateur demande l'envoi d'un document public par email, il doit renseigner l'email émetteur et l'email destinataire et accepter le traitement des données strictement nécessaire à cette opération. Un consentement distinct peut être proposé pour recevoir des informations produit FluxMicro.

7. Tarifs, TVA, facturation et paiement

Le barème applicable est celui affiché sur la page tarifaire du site ou dans le parcours de souscription au jour de la commande. Les prix sont exprimés hors taxes, sauf mention contraire, et majorés de la TVA applicable selon le régime en vigueur. Toute condition particulière ou remise spécifique n'est opposable qu'à la condition d'avoir été expressément acceptée entre les parties.

L'offre annuelle bénéficie d'une réduction tarifaire par rapport à la base mensuelle. Cette réduction est intégrée directement dans le prix affiché au moment de la souscription.

Le compte Gratuit ne donne lieu à aucune facturation périodique tant qu'aucune offre payante n'est souscrite. L'offre Basic est une offre payante permettant de lever certaines limites du plan Gratuit, notamment les envois email limités, la personnalisation avancée, les indicateurs de pilotage avancés et l'accès aux modèles réservés à l'offre Basic.

La facturation électronique via SuperPDP, plateforme partenaire immatriculée par la DGFiP, est réservée aux Clients disposant d'une offre Basic active, sous réserve de la disponibilité opérationnelle des services tiers et du calendrier légal applicable.

Les abonnements sont payables d'avance, via le prestataire de paiement intégré, selon les modalités affichées sur la page tarifaire et confirmées au moment de la souscription.

Aucun escompte n'est accordé en cas de paiement anticipé, sauf mention contraire expresse.

Les factures d'abonnement sont émises par l'Éditeur et mises à disposition du Client au format électronique, notamment via l'interface du prestataire de paiement utilisé pour l'encaissement (agissant le cas échéant en qualité de sous-traitant technique ou de mandataire de facturation). Le Client peut y accéder et les télécharger depuis son espace de paiement.

7 bis. Incident de paiement - pénalités

En cas de défaut ou de retard de paiement, les sommes dues deviennent immédiatement exigibles. Toute somme non payée à échéance entraîne, de plein droit et sans mise en demeure préalable, l'application de pénalités de retard calculées sur la base de trois (3) fois le taux d'intérêt légal, à compter du lendemain de la date d'échéance jusqu'au paiement complet.

Conformément à la réglementation applicable, le Client professionnel est également redevable, de plein droit, d'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de quarante (40) euros. Lorsque les frais de recouvrement exposés sont supérieurs à ce montant, l'Éditeur pourra demander une indemnisation complémentaire sur justificatifs.

En cas d'incident de paiement, l'Éditeur peut suspendre l'accès au Service jusqu'à régularisation.

8. Offres sans engagement et engagement 1 an

Le Service comprend un plan Gratuit et des offres payantes. Les offres payantes peuvent être proposées selon une formule mensuelle sans engagement et une formule avec engagement d'un (1) an, bénéficiant d'une réduction tarifaire. Les modalités de renouvellement, de gestion du moyen de paiement et d'historique de facturation sont opérées via l'interface de paiement.

9. Résiliation

• L'offre sans engagement (mensuelle) peut être résiliée à tout moment. La résiliation prend effet à la fin de la période mensuelle en cours.
• L'offre avec engagement d'un (1) an peut être résiliée à tout moment. La résiliation prend effet à la fin de la période annuelle en cours.
• Aucun remboursement prorata n'est appliqué en cas de résiliation anticipée pendant la période d'engagement d'un an, sauf faute grave de l'Éditeur, indisponibilité substantielle prolongée qui lui est imputable ou impossibilité définitive de fournir le Service.

Sauf résiliation avant échéance, l'abonnement annuel est reconduit pour une nouvelle période d'un (1) an.

La résiliation ou l'expiration d'une offre Basic ne supprime pas le compte : sauf manquement, fraude ou demande de suppression, le compte bascule vers le plan Gratuit avec les limites applicables à ce plan.

10. Suspension ou résiliation pour manquement

En cas de défaut de paiement, d'utilisation illicite, de tentative d'atteinte à la sécurité ou de manquement grave aux présentes conditions, l'éditeur peut suspendre l'accès au Service puis résilier le contrat, après notification et, sauf urgence, délai raisonnable de régularisation.

En cas de suspicion raisonnable de fraude, d'usurpation d'identité, de fausse facturation, de tentative d'escroquerie, de fausse déclaration administrative ou sociale (notamment Urssaf), ou d'utilisation détournée du Service au préjudice de tiers, l'éditeur peut suspendre immédiatement tout ou partie de l'accès, sans préavis lorsque l'urgence l'exige, afin de préserver la sécurité du Service, des données et des tiers concernés.

L'éditeur peut conserver les éléments techniques strictement nécessaires à la constatation des faits et coopérer avec les autorités compétentes sur réquisition ou demande légalement fondée, dans le respect du cadre légal applicable.

11. Obligations du client

• Maintenir des données exactes et à jour.
• Utiliser le Service conformément aux lois et règlements applicables.
• Conserver la confidentialité des accès et sécuriser ses équipements.
• Vérifier les documents générés avant émission et transmission aux tiers.
• Garantir l'exactitude, la licéité et la légitimité des informations, identités et données saisies (clients, tiers, SIREN/SIRET, montants, déclarations).
• S'interdire tout usage frauduleux, trompeur ou illicite, incluant notamment l'usurpation d'identité, la création de fausses factures/devis, les tentatives d'escroquerie et les fausses déclarations.
• Assumer l'entière responsabilité des contenus, documents et déclarations générés, déposés, transmis ou exportés via le Service, ainsi que de leurs conséquences juridiques, fiscales, sociales et comptables.

Le Service constitue un outil logiciel d'assistance. Sauf mention expresse contraire, l'éditeur n'exerce pas de contrôle général ni d'obligation de vérification préalable de l'identité réelle des parties, de l'éligibilité du client, de la véracité des informations saisies, de la conformité des montants ou de l'exactitude des déclarations préparées par l'utilisateur. Les éventuels contrôles, alertes ou aides à la saisie proposés par le Service ont une valeur indicative et ne dispensent pas le client de ses propres vérifications.

12. Limitation de responsabilité

L'éditeur n'est pas responsable des agissements frauduleux, illégaux ou non conformes du client (ou des personnes agissant sous ses accès), ni des conséquences qui en résultent, notamment en cas d'usurpation d'identité, de fausse facturation, de tentative d'escroquerie, de fausse déclaration administrative, fiscale ou sociale, ou de transmission de données inexactes à des tiers. Cette exclusion ne s'applique pas en cas de faute prouvée de l'éditeur.

L'éditeur est tenu à une obligation de moyens. Il ne saurait être responsable des dommages indirects (perte de chiffre d'affaires, perte de chance, préjudice d'image), ni des pertes, altérations ou indisponibilités de données imputables au client, à un tiers, à un usage non conforme du Service, ou à un défaut de sauvegarde ou d'export raisonnablement réalisable par le client.

Sauf dol, faute lourde, violation grave des obligations de confidentialité imputable à l'éditeur ou manquement à une obligation légale impérative, la responsabilité globale de l'éditeur au titre d'une année contractuelle est plafonnée au montant total hors taxes effectivement payé par le client au titre des douze derniers mois.

Le présent plafond ne s'applique pas dans les cas où il aurait pour effet de priver de sa substance une obligation essentielle de l'éditeur, au sens de l'article 1170 du Code civil.

Le client garantit et indemnisera l'éditeur contre toute réclamation, action, condamnation, sanction, y compris réclamations d'administrations ou d'organismes sociaux ou fiscaux, frais, coûts ou honoraires (y compris frais raisonnables de défense) résultant directement d'un usage illicite, frauduleux ou non conforme du Service par le client ou ses utilisateurs, d'un manquement du Client aux présentes, d'une violation des droits de tiers, ou d'informations inexactes transmises par le client, sauf faute prouvée de l'éditeur.

13. Absence de conseil personnalisé

Le Service est un outil d'assistance à la gestion. Il ne se substitue pas aux conseils d'un expert comptable, d'un avocat ou d'un conseiller fiscal. Le client reste seul responsable de ses obligations déclaratives et fiscales.

En particulier, les fonctionnalités liées à la préparation déclarative (dont les éléments utiles à l'Urssaf) ne constituent ni une validation réglementaire automatique, ni une garantie de conformité ou d'acceptation par les organismes concernés.

Si une fonctionnalité de transmission en mode tiers déclarant est activée, FluxMicro transmet, sur instruction du Client, les seules données nécessaires à la déclaration concernée. Cette transmission n'emporte aucune délégation générale de responsabilité: le Client demeure seul responsable de la vérification des données, de la validation finale de sa déclaration et du respect de ses obligations sociales, fiscales et réglementaires.

14. Propriété intellectuelle et licence

Le client bénéficie d'un droit d'usage non exclusif, non cessible et non transférable du Service, strictement limité à ses besoins professionnels internes pendant la durée d'accès au Service, que cet accès relève du plan Gratuit, de la découverte Basic ou d'une offre payante.

Le client demeure titulaire des données, documents et contenus qu'il importe ou génère via le Service. L'éditeur demeure seul titulaire du logiciel, du code, des interfaces, de l'identité visuelle, des modèles, de la documentation et, plus généralement, de l'ensemble des droits de propriété intellectuelle attachés au Service.

15. Confidentialité

Chaque partie s'engage à conserver confidentielles les informations non publiques de l'autre partie obtenues dans le cadre de l'exécution du contrat, sauf obligation légale ou réglementaire contraire.

16. Données personnelles et sous-traitance

Les traitements de données personnelles sont réalisés conformément à la réglementation applicable, en particulier le RGPD. Pour les données de compte, d'abonnement, de sécurité et de preuve contractuelle, FluxMicro agit comme responsable de traitement. Pour les données métier confiées par le Client via le Service, FluxMicro agit, dans la mesure applicable, comme sous-traitant du Client.

Les engagements détaillés applicables aux traitements réalisés pour le compte du Client figurent dans la présente annexe de sous-traitance (article 28 RGPD) et dans la politique de confidentialité.

La politique de confidentialité décrit les traitements réalisés par FluxMicro pour ses propres finalités en qualité de responsable de traitement. L'annexe de sous-traitance encadre séparément les traitements réalisés pour le compte du Client sur ses données métier.

Pour les traitements strictement liés à la préparation déclarative Urssaf et, le cas échéant, à la transmission en mode tiers déclarant, les destinataires sont limités au Client, aux personnes habilitées de FluxMicro, aux sous-traitants techniques nécessaires au fonctionnement du Service ainsi qu'à l'Urssaf et, si nécessaire, à l'intermédiaire habilité chargé d'acheminer les échanges.

Contact RGPD : support@fluxmicro.fr.

17. Réversibilité et export des données

Le client peut exporter certaines données et documents selon les fonctionnalités d'export disponibles dans l'application. La fin d'une offre payante ne clôture pas automatiquement le compte lorsque le plan Gratuit reste disponible ; le Client conserve alors un accès soumis aux limites du plan Gratuit.

Sauf obligation légale contraire, les données et documents du Client restent exportables pendant la durée du contrat. À l'issue du contrat, le Client dispose d'un délai de trente (30) jours pour effectuer ses exports, sous réserve des contraintes techniques du Service. Passé ce délai, l'Éditeur pourra procéder à la suppression ou à l'anonymisation des données, sauf obligations légales de conservation.

L'Éditeur fournit des fonctions d'export raisonnables, mais le Client demeure responsable d'effectuer ses propres exports et sauvegardes selon ses besoins opérationnels et ses obligations légales.

18. Force majeure

Aucune partie ne pourra être tenue responsable d'un manquement résultant d'un cas de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil et de la jurisprudence française.

19. Modification des conditions

Les présentes conditions peuvent être modifiées pour tenir compte des évolutions du Service, de l'environnement technique ou du cadre légal. Les modifications purement rédactionnelles, administratives ou imposées par la loi peuvent entrer en vigueur sans formalisme particulier autre que leur mise à jour.

En cas de modification substantielle défavorable affectant l'équilibre économique du contrat ou une obligation essentielle, le Client est informé avec un préavis raisonnable avant l'entrée en vigueur. Il peut alors résilier l'abonnement avant cette date d'entrée en vigueur, sans pénalité supplémentaire.

20. Droit applicable et juridiction

Les présentes CGU/CGV sont soumises au Droit français.

En cas de litige, les Parties rechercheront d'abord une solution amiable. À défaut d'accord amiable, le litige relève des juridictions compétentes conformément aux règles de droit commun. Pour les clients ayant contracté en qualité de commerçant, une clause attributive spécifique de compétence peut, le cas échéant, être convenue dans un cadre contractuel distinct et exprès.

21. Réclamations et contact

Toute demande contractuelle, réclamation ou question peut être adressée à support@fluxmicro.fr.